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施工合同及竣工結算備案檔案查閱利用指南

發布日期:2016-07-12

一、辦事依據:

《中華人民共和國檔案法》(199675日修正)、《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8号)、《湖北省檔案管理條例》(湖北省人民代表大會常務委員會公告第40号)。

二、檔案查閱利用範圍:

根據業務管理範圍、備案起始時間及檔案保存年限要求,相應查閱利用範圍為:

1、施工合同備案檔案:2009年以來宜昌市主城區範圍(西陵、伍家、點軍)内的房屋建築工程及市政基礎設施工程施工合同備案資料;

2、竣工結算備案檔案:2011年以來宜昌市主城區範圍(西陵、伍家、點軍、高新區)的房屋建築工程及市政基礎設施工程竣工結算備案資料。

三、檔案查閱利用服務對象 :

1、備案項目參建各方(包括建設單位、施工單位、勘察設計單位、監理單位、勞務分包單位、專業分包單位等);

2、司法機關(包括法院、檢察院、公安機關等)及仲裁機構;

3、行業管理部門(财政局、稅務局及其它相關管理部門等);

4、律師。

四、檔案查閱利用程序:

(一)申請

查檔人持有效證件至市标準定額站提出查閱申請,明确查閱利用目的和主要内容。其中:

1、備案項目參建各方需提供:

1)單位介紹信;

2)身份證。

2、司法機關及仲裁機構需提供:
1)單位辦案證明和有關法律文書;

2)授權委托書;

3)工作證或執行公務證。

3、行業主管部門需提供:

1)單位介紹信;

2)身份證或工作證

4、律師需提供:

1)律師事務所調查介紹信;

2)律師執業資格證書;

3)授權委托書或法律援助公函;

4)立案受理通知書。

(二)受理

收到查閱利用申請後,市标準定額站對查檔人身份進行審核,明确是否予以受理。以下情形不予受理,但需要申請人予以說明或向其建議解決的途徑及方式:

1、查閱利用内容超出管轄行政區域範圍的;

2、介紹信未加蓋單位公章的或相關證明材料不齊全;

3、查閱利用内容屬于我站已經主動公開的信息。

(三)登記

符合受理要求的查檔人填寫《施工合同及竣工結算備案檔案查詢利用登記表》進行登記,登記内容包括:項目名稱、項目編号、備案類型、查詢人、查詢單位、查詢時間和聯系方式。

(四)調檔

根據查檔人申請内容進行檢索,站内檔案目錄中存有相應檔案的,由調檔人員通知檔案專管員到庫房調取并交查檔人核實查閱内容,查檔人核實無誤後由調檔人提取相應檔案資料。

(五)查閱利用

1、查檔人需查閱或複印内容的,須由站領導或其授權的分管領導核準并登記;

2、查檔人需加蓋證明印章的,由調檔人員對複印内容進行仔細核對後向站領導申請,批準後到辦公室加蓋市标準定額站公章并附複印件與原件一緻證明;

3、調檔人員将複制内容及證明材料交查檔人,查檔人在登記表上簽字領取後查檔辦理完畢。

五、檔案查閱利用注意事項:

(一)未經許可不得擅自拍照或複制查閱内容。如需複印或拍照須由站工作人員按規定履行相關手續後提供,并登記備案;

(二)查閱時,嚴禁對文件資料塗改、勾劃或作其他标記,嚴禁污損、抽頁和剪裁文件資料;

(三)查閱利用檔案資料一律在接待室進行,由檔案專管員入庫調卷,非站内工作人員不得進入庫房;

(四)站内所存施工合同及竣工結算備案檔案資料,除用于司法鑒定等必須調取原件的情況外,原則上一律不予外借;

(五)施工合同及竣工結算備案檔案查閱利用一律免費。

六、受理地點、聯系方式:

受理地點:宜昌市西陵區體育場路7号(建管大樓609室)

聯系電話:0717-6444987

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